ソースデータをXMLで記述すれば、効率的な文書管理が可能になり、XMLの利点を生かすことができます。
最近では、製品のライフサイクルが短くなり、モデルチェンジが頻繁に繰り返され、取扱説明書を短期間で大量に改訂する必要性に迫られているのではないでしょうか。
また、海外に製品を輸出している場合は日本語以外の言語に、輸入している場合は日本語以外の言語から日本語への対応が迫られます。XMLによって、HTML等のデジタルメディアへの2次展開も容易になります。文章をXML文書化することにより、今まで手動で行ってきた作業が自動化され、翻訳コスト、編集コスト、運営コストの面でXMLの利点を生かした様々なコスト削減が実現します。
文書およびデータの意味や構造を記述するためのマークアップ言語（Extensible Markup Language）の一つです。
文書およびデータの意味や構造を記述するためのマークアップ言語（Extensible Markup Language）の一つです。文書を「構造化」して「テキストファイル」で保存する技術で、近年、データベースの最新技術として脚光を浴びています。
XMLは、タグ付きテキストなので、このXML文書だけではマニュアルを作成することはできません。今までは、DTPソフトを使って、スタイルを定義してきましたが、このスタイルを定義するためのXSLスタイルシートが必要になります。
「各タグをどのようなルールでどのように組版していくのか」という情報を与える役割をするのが、XSL（eXtensible Stylesheety Language）スタイルシートです。
XMLは、前にも述べましたが、タグ付きテキストです。そのため、「各タグをどのようなルールでどのように組版していくのか」という情報を与える必要があります。この役割をするのが、XSL（eXtensible Stylesheety Language）スタイルシートです。XSLスタイルシートは文書のスタイルを定義するもので、文書の構造を変換するXSLTと書式を与えるXSL-FOで構成されています。
簡単に言うと、DTPソフトで作成したマニュアルのテキスト部分がXML文書で、テンプレートやスタイル部分がXSLスタイルシートと考えると分かりやすいかもしれませんね。
翻訳、編集、チェック、納品という工程の進化版で、編集の工程が自動工程になります。
TRADOSとFrameMakerを使用した翻訳、編集、チェック、納品という工程の進化版と考えていただくと分かりやすいかもしれません。
どのような進化かと言いますと、一番分かりやすいのが、編集にかかわる工程が自動で行われる・・・ということです。
ただ、『自動』というと、かなり画期的だ！と思われるでしょうが、この『自動』が誤解を招く原因で・・・
「圧力鍋を使うと1分で自動的にカレーライスが出来上がります！」みたいに、圧力鍋さえ使えば勝手ににカレーが出来上がると思い、すぐにでも圧力鍋が欲しくなっちゃいますよね。
でも、自動的にカレーを作るためには、当たり前ですが、まず材料を買ってきて、玉ねぎやニンジンを切って、調味料と愛情（！？）を入れて・・・といった具合に下準備が必要です。いくら圧力鍋を使ったからといって、このような下準備を怠るとおいしいカレーは出来上がりませんよね。XML自動組版も、最初にそれなりの入念な設定や準備を怠ると、いくら自動で組版できると言っても、完成品にはほど遠いマニュアルしかできなくなってしまいます。
ただ、翻訳にかかわる工程は、FrameMakerのデータを翻訳するよりかは簡単で・・・XML文書を変換することなく、そのままのXML文書形式をTradosのTag-Editorを使用し翻訳するといった、翻訳者にとっては作業のしやすいデータ形式ですね。
では、具体的にどのようにXML文書でマニュアルを制作しているかというと、、、 翻訳は、TradosのTag-Editorを使用し、XML文書を翻訳します。
翻訳済みXML文書とXSLスタイルシートの2つをXSLTプロセッサ（代表的なものはxalan、saxon）でXSL-FOに変換します。XSL-FOを処理する組版エンジン（例えば、XSL-Formatter）によって、印刷やPDF出力などの出力結果が得られます。
分かりやすく図にしてみました。
XML、XSL、XSL-FOの知識があれば、文書の自動処理が可能になるため、翻訳コスト、編集コスト、運営コストのトータルでコストの削減が実現します。
何点かありますが、一番のメリットは、XML、XSL、XSL-FOの知識があれば（ここが重要です）、文書の自動処理が可能になるため、翻訳コスト、編集コスト、運営コストのトータルでコストの削減が実現するということでしょうか。
またデータの再利用が容易なため、XML文章を、あるときはHTMLに変換してWEBサイトで公開したり、印刷物での配布や、PDFの作成など、ソース文書を手直しすることなく容易に実現できることでしょうか。
ただ、デメリットもあり、XSL-FOの組版は完全自動組版を目標にしており、DTPのように流し込んだ後に対話式に修正することは想定されていません。なので、マニュアル制作の過程で必要不可欠な校正のタイミングに留意する必要があるのかもしれませんね。
